Biuro rachunkowe – w jakiej formie prawnej?

  1. Odpowiedzialność księgowej.


Osoba otwierająca biuro rachunkowe musi zdawać sobie przede wszystkim sprawę z tego, jak duża jest odpowiedzialność przy wykonywaniu tego zawodu. Błędy księgowej coraz łatwiej wykryć, zwłaszcza od wejścia w życie obowiązków wysyłania plików JPK VAT, a ostatnio JPK_V7. Dodatkowo w przyszłości wejdzie wymóg, aby księgi rachunkowe oraz kpir były prowadzone w sposób elektroniczny i przesyłane periodycznie do urzędu skarbowego, co jeszcze zaostrzy odpowiedzialność biur rachunkowych i pozwoli na wykrycie większej liczby błędów. 

Przed odpowiedzialnością w tym zawodzie nie uchroni również obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych, gdyż nie obejmuje swoim zakresem szeregu czynności takich, jak sporządzanie deklaracji podatkowych. Część biur rachunkowych świadczy również usługi stricte prawne, rejestruje spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, czy przygotowuje wnioski o dofinansowanie z tarcz antykryzysowych itp. Te działania również nie są zazwyczaj objęte ubezpieczeniem OC.

Klienci korzystający z usług biur rachunkowych bardzo często próbują przenieść ryzyko na księgową, gdy nie chcą ponosić kosztów doradcy podatkowego a także adwokata lub radcy prawnego. Zdarza się, że to są bardzo skomplikowane kwestie z którymi związana jest bardzo duża odpowiedzialność.

Ostatnio, przepisy prawa podlegają częstym i dość szybkim zmianom, co również dodatkowo podnosi ryzyko tego, że zmiana zostanie przeoczona lub przepisy źle zastosowane.

Ze względu na powyższe bardzo ważny jest wybór odpowiedniej formy prowadzenia biura rachunkowego.


2. Jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna i osobowe.


Świadczenie usług księgowych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej w dzisiejszych czasach jest bardzo niebezpieczne, może doprowadzić do utraty majątku. Znamy przypadek, w którym księgowa prowadząca biuro w takiej formie musiała sprzedać swoje mieszkanie, aby pokryć długi. Odpowiedzialność obejmuje cały majątek obecny, jak i przyszły, bez rozgraniczenia na środki przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej i prywatne.

Ryzyko jest jeszcze większe, gdy biuro rachunkowe zatrudnia pracowników. Za szkodę wyrządzoną przez pracownika odpowiada w pełnej wysokości, natomiast od niego może uzyskać tylko równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia, nawet, gdyby dopuścił się rażącego niedbalstwa. Winę umyślną pracownika jest bardzo trudno udowodnić.

Jeszcze gorsza od jednoosobowej działalności gospodarczej jest spółka cywilna, gdzie oprócz odpowiedzialności za siebie ponosi się także ryzyko za czyny wspólnika czy wspólników.

W przypadku spółek osobowych kwestia odpowiedzialności również nie wygląda zbyt dobrze. Zasadą jest, że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki w razie bezskuteczności egzekucji wobec niej. Pewne modyfikacje występują w przypadku spółki komandytowej, gdzie komandytariusz odpowiada za zobowiązania do wysokości sumy komandytowej oraz partnerskiej, w której partner nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki powstałe w związku z wykonywaniem przez pozostałych partnerów wolnego zawodu w spółce, jak również za zobowiązania spółki będące następstwem działań lub zaniechań osób zatrudnionych przez spółkę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego, które podlegały kierownictwu innego partnera przy świadczeniu usług związanych z przedmiotem działalności spółki.


  1. Spółki kapitałowe.


W naszej ocenie przy prowadzeniu biura rachunkowego jest to najlepsza forma prawna. Nie tylko pod względem odpowiedzialności, ale także jego przyszłego rozwoju, pozyskania inwestora, ewentualnej sprzedaży itp.

Zasadą jest, że wspólnicy czy akcjonariusze takich spółek nie ponoszą odpowiedzialności za ich zobowiązania. W przypadku spółki z o.o. i prostej spółki akcyjnej zarząd też nie jest odpowiedzialny za długi, jeżeli w terminie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości spółki w przypadku jej niewypłacalności. W spółce akcyjnej nie ma takiego przepisu, ale nie oznacza to, że zarząd za nic nie odpowiada.

Natomiast co do wyboru konkretnej spółki kapitałowej to w większości przypadków dla biura rachunkowego najlepsza jest sp. z o.o., jest to forma dobrze znana i stabilna. Gdyby biuro rachunkowe chciało wyemitować akcje na giełdzie to musi przyjąć postać spółki akcyjnej.

Natomiast wybierając spółkę kapitałową księgowa musi liczyć się z pewnymi kosztami obsługi prawnej, jeśli sama nie potrafi prowadzić ksiąg rachunkowych to także będzie ponosiła opłatę związaną z ich prowadzeniem przez inny podmiot.


  1. Zakończenie.


Pod względem odpowiedzialności, możliwości rozwoju i prestiżu biura rachunkowego najlepszą formą są spółki kapitałowe, jednak prawidłowe ich prowadzenie wymaga poniesienia pewnych kosztów na obsługę prawną.